Trennungsgespräche: eine sensible Form der Gesprächsführung

Von Doris Marx-Ruhland

In jedem Unternehmen müssen früher oder später auch Trennungsgespräche geführt werden. Vielleicht weil ein Mitarbeiter die gewünschte Leistung nicht erbringen kann oder, weil eine verschlechterte Wirtschaftssituation das Unternehmen zu Einsparungen zwingt. An geschäftsbedingten Kündigungen führt schließlich manchmal kein Weg mehr vorbei. Das zwangläufige Trennungsgespräch ist die wohl unerfreulichste aller Gesprächssituationen im Unternehmen. Und es ist zugleich auch eine der heikelsten Aufgaben der Führungskräfte und Personalverantwortlichen. Zugleich ist das Ziel eines Trennungsgesprächs extrem klar definiert: am Ende steht immer die Kündigung. Es gibt keine Alternative mehr.

Trennung tut weh - und nicht nur dem gekündigten Mitarbeiter, oftmals auch Ihnen - und womöglich auf ganz andere Art, als Sie zunächst vielleicht denken.

Eine Situation, die leider gar nicht selten vorkommt: In einem kleineren Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern versucht der Geschäftsführer eine offene Kommunikation und ein Gemeinschaftsgefühl zu etablieren. Er ist dafür bekannt, dass er morgens in jedes Büro hereinschaut und seine Mitarbeiter kurz begrüßt. Doch die wirtschaftliche Situation ist angespannt und verschlechtert sich zusehends, schließlich bleibt keine andere Wahl mehr: Ein Mitarbeiter muss im Rahmen von Einsparungsmaßnahmen entlassen werden. Es trifft einen guten und beliebten Mitarbeiter, der jedoch als letzter eingestellt wurde. Im Trennungsgespräch zeigt sich der Geschäftsführer wenig einfühlsam, er will die unangenehme Sache schnell hinter sich bringen. Zu allem überdruss hält ihm sein Mitarbeiter hier nun auch noch vor, in welch hohen Tönen die Firma und die Geschäftsentwicklung damals bei seiner Einstellung in den Himmel gelobt wurde. Eine überaus unangenehme Situation. Aber das ändert nun alles auch nichts mehr, der Mitarbeiter findet sich mit seiner Situation ab und beginnt schon bald nach dem ersten Schock die Suche nach einer neuen Stelle. Gleichzeitig ist er bestrebt, einen "sauberen Abgang" hinzulegen und seine Arbeit bis zum letzten Tag ordnungsgemäß auszuführen. Er muss jedoch schon bald feststellen, dass sein Büro auf dem morgendlichen Rundgang vom Geschäftsführer jetzt regelmäßig ausgelassen wird. überhaupt versucht der Geschäftsführer seinem gekündigten Mitarbeiter aus dem Weg zu gehen. Der Mitarbeiter ist ernsthaft verärgert. Jeder wäre das.

Und jetzt kommt eine Sache ins Spiel, die vom Geschäftsführer nicht bedacht wurde. Die anderen Mitarbeiter scharen sich um den gekündigten Kollegen und fragen ihn aus. Der gibt bereitwillig Auskunft, wie das Trennungsgespräch verlaufen ist und auch darüber, welche unangenehmen Erfahrungen er seitdem machen musste. Dabei übertreibt der Mitarbeiter in seiner Verärgerung ein wenig. Und man solidarisiert sich, am Geschäftsführer wird kein gutes Haar gelassen. Die Belegschaft ist aufgebracht, das gesamte Betriebsklima leidet. Kollektiv ist man sich einer Meinung über den Geschäftsführer: "Erst macht er hier einen auf partnerschaftliche Kommunikation, und dann guckt er weg, wenn er den Kollegen XY auf dem Flur begegnet!" Die Mitarbeiter beklagen weniger, dass dem Kollegen gekündigt werden musste. Das ist zwar bitter, aber einsehbar. Ihr ärger gilt dem Kommunikationsverhalten ihres Geschäftsführers. Und dies ist hier tatsächlich entlarvend.

Trennungsgespräche und Unternehmenskultur

Sehr oft wird vergessen, dass es nicht allein darum geht, eine schlechte Botschaft zu vermitteln. Gerade in der Form, wie Trennungsgespräche geführt werden, spiegelt sich die gesamte Unternehmenskultur wider. Viele Trennungsgespräche basieren auf der falschen Intention, dass hier doch nun auch alles egal ist, dass der Mitarbeiter in kurzer Zeit das Unternehmen ja ohnehin verlassen wird. Wozu also noch viel Aufhebens machen? Es ist ein fataler Irrtum, zu glauben, dass uns der zu kündigende Mitarbeiter - und damit die Form des Trennungsgesprächs - jetzt doch letztendlich gleichgültig sein kann.

Wer so denkt, offenbart nicht nur einen schlechten Stil, sondern handelt zudem auch unternehmerisch fahrlässig und komplett falsch. Die verbleibenden Mitarbeiter, da können Sie ganz sicher sein, beobachten den Ablauf einer Kündigung ganz genau. Solche Vorgänge werden genauestens unter die Lupe genommen. Wenn sich hierbei Dinge offenbaren, die der ansonsten propagierten Unternehmens- und Kommunikationskultur widersprechen, verlieren Sie ganz schnell Ihre Glaubwürdigkeit. Im Trennungsgespräch zeigt sich, wieweit Ihnen Ihre Mitarbeiter wirklich am Herzen liegen und ob sie tatsächlich Ihre Wertschätzung genießen.

Hoffen Sie erst gar nicht, dass die verbleibenden Mitarbeiter schon keinen Wind davon bekommen, was wie abgelaufen ist. Gerade wenn etwas unprofessionell abläuft, werden sie alles erfahren - unter Umständen sogar aufgebauscht und übertrieben. Und wem wird man eher glauben, einem taktlos gekündigten Mitarbeiter oder der jeweiligen Führungskraft? Sie sollten es nicht darauf ankommen lassen. Fehler, die hier passieren, können erhebliche Anstrengungen, die Sie in die Etablierung einer gesunden Unternehmenskultur gesteckt haben, mit einem Schlag zunichte machen.

Einmal verlorenes Vertrauen lässt sich nicht so schnell wiedergewinnen

Und der Rattenschwanz geht sogar noch weiter. Fehlverhalten im Trennungsgespräch werden sehr streng bewertet, da verstehen Ihre Mitarbeiter keinen Spaß; das kann zur Folge haben, dass Sie obendrein noch enttäuschte Mitarbeiter verlieren, die Sie gerne behalten wollten. Gerade Verfehlungen und Taktlosigkeiten im Trennungsgespräch dringen häufig nach außen. Wenn etwas die ganz große Runde macht, dann sind es genau solche Angelegenheiten. Hier kann sogar das Ansehen eines ganzen Unternehmens schaden nehmen, wenn Kunden oder Lieferanten - eben die öffentlichkeit - von solchen Vorfällen erfährt.

Eine gründliche Vorbereitung auf Trennungsgespräche ist unerlässlich

Vermutlich werden Sie anstehenden Trennungsgesprächen mit Unbehagen, vielleicht sogar mit Angst entgegensehen. Solche Gefühle sind in Anbetracht der Situation nichts Außergewöhnliches, sie können aber Unsicherheiten auslösen. Trennungsgespräche sollten professionell und entschlossen geführt werden. Einer störenden Unsicherheit kann am besten mit einer guten Vorbereitung entgegengewirkt werden.

Wichtig ist zunächst eine Abklärung, wer das Gespräch überhaupt führen soll. Vergewissern Sie sich, dass der Gesprächsführer bereits Erfahrung mit Trennungsgesprächen hat. Andernfalls ist dringend Unterstützung gefragt. Hierbei ist auch darauf zu achten, dass der zu kündigende Mitarbeiter alle Gesprächspartner auch kennt und dass ihm nicht mehr als zwei Personen gegenüberstehen. Eine zu große übermacht könnte als unfaires Verhalten interpretiert werden.

Entscheidend ist vor allem jedoch auch eine gute interne Absprache. Die genaue Vorgehensweise und alle zu berücksichtigenden Fakten müssen hinreichend geklärt sein. Hier darf es zu keinerlei Widersprüchen - bspw. zwischen einer Führungskraft und der Personalabteilung - kommen.

Abzuklärende Punkte, die einheitlich kommuniziert werden müssen:

• Grund der Kündigung
• Kündigungsfrist: der exakte Austrittstermin unter Berücksichtigung von Resturlaub (ggf. auch anzurechnenden überstunden)
• Ansprüche des Mitarbeiters: Welche Zahlungen stehen noch aus? Besteht ein Anspruch auf eine Abfindung, auf Urlaubs-, Weihnachtsgeld etc.? In welcher Höhe?
• Arbeitszeugnis
• Wie gestalten sich die letzten Arbeitstage des Mitarbeiters? Ist bspw. eine Freistellung geplant?
• An welchen Stellen gibt es Spielräume, die verhandelbar sind. Unstimmigkeiten sind hier unbedingt zu vermeiden. Alle involvierten Führungskräfte müssen eine einheitliche Linie verfolgen. Fehler können hier nicht nur böse Gerüchte verursachen, sondern richtig teuer werden. Wenn erst mal ein Arbeitsgericht ins Spiel kommt, entstehen mitunter hohe Kosten; immer entsteht ein diesbezüglich hoher Zeitaufwand. Im Zweifelsfall ist eine professionelle Unterstützung im Vorfeld effektiver als eine langwierige Nachbearbeitung von unzureichend abgeklärten (rechtlichen) Aspekten.

Das Trennungsgespräch

Für das Trennungsgespräch gilt zunächst dasselbe wie für jedes gute Mitarbeitergespräch. Die Regeln einer guten und stilvollen Kommunikation sollten Sie hier auf jeden Fall sorgfältig befolgen.

Allerdings werden gerade Trennungsgespräche oft von starken Emotionen begleitet. Eine Kündigung geht fast immer mit Wut, Scherz und Trauer einher. Viele Mitarbeiter reagieren mit Unverständnis und sind ernsthaft getroffen. Eine Kündigung ist immer mit einem persönlichen Schicksal verbunden, sie ist eine persönliche Tragik für den Mitarbeiter. Einige Mitarbeiter trifft die Entscheidung völlig unvorbereitet, sie glauben fest im Sattel zu sitzen - hier ist eine Kündigung ein besonderer Schock.

Eine Kündigung professionell auszusprechen heißt nicht, dass sie gefühllos ablaufen muss. Im Gegenteil, Ihr persönliches Bedauern sollten Sie Ihrem Mitarbeiter ruhig zeigen. Auch sollten Sie hier besonders nachsichtig sein, wenn der Mitarbeiter emotional geladen reagiert. Andererseits müssen beide Gesprächspartner den Tatsachen ins Auge schauen. Es hilft nicht, herumzudrucksen und die schlechte Botschaft hinauszuzögern. Sie muss klar und konsequent - dabei in Anbetracht der Folgenschwere der Situation - ausgesprochen werden.

Begründen Sie Ihre Entscheidung, bleiben sie jedoch beim Kern der Sache - Abschweifungen sind hier fehl am Platz

Wenn Sie die Kündigung ausgesprochen und hinreichend begründet haben, warten Sie ab, wie Ihr Mitarbeiter reagiert. Dies ist eine besonders schwierige Situation. Schnell sind Führungskräfte versucht, die evtl. eintretende Leere des Schweigens mit weiteren Worten zu füllen. Sätze wie: "Sie werden schon etwas Neues finden", werden eher abwertend als tröstend oder aufmunternd verstanden. Weitaus größeres Format zeigen Sie, wenn Sie hier einige Momente des Schweigens ertragen können. Schließlich muss sich Ihr Mitarbeiter erst sammeln und Gelegenheit bekommen, seine Gedanken zu formulieren.

Auch mit weiteren Erklärungen, die über die ausreichenden Informationen hinausgehen, sollten Sie sparsam umgehen. Nur wenn Ihr Mitarbeiter ausdrücklich nach einer tiefer gehenden Aufklärung verlangt, dann geben Sie ihm eine. Hier können Sie dem Mitarbeiter entscheiden lassen, wie viel er hören möchte.

Hören Sie auch jetzt Ihrem Mitarbeiter genau zu. Zeigen Sie ihm Verständnis für seine Situation, lassen Sie sich jedoch niemals dazu hinreißen, falsche Hoffnungen zu wecken. Einen Satz wie "Ich werde noch mal sehen, ob ich was für Sie tun kann", dürfen Sie einfach nicht aussprechen. Jedes Wort im Trennungsgespräch zählt doppelt. Versprechungen oder vage Zusagen sind hier völlig fehl am Platz.

In vielen Firmen ist es üblich geworden, gekündigte Mitarbeiter bereits nach ausgesprochener Kündigung von der Arbeit freizustellen. Solche Schritte müssen wohlüberlegt erfolgen. Eine plötzliche Freistellung kann Ihren Mitarbeiter vor den Kopf stoßen und sogar als sofortiger Rausschmiss interpretiert werden. Nicht jede gut gemeinte Maßnahme kommt auch beim Betroffenen richtig an. Wenn für Sie nur eine Freistellung infrage kommt, müssen Sie die Entscheidung entsprechend begründen und die Vorteile für den Mitarbeiter aufzeigen:

• Zeit für Bewerbungen und Neuorientierung,
• Ersparung von Unannehmlichkeiten als Gekündigter weiterzuarbeiten
• usw...

Bei Trennungsgesprächen ist es unerlässlich, dass genügend Zeit eingeplant wird und dass keinerlei Störungen erfolgen. Bedeutend ist auch eine entsprechende Information an die anderen Mitarbeiter. Eine Kündigung lässt sich nicht verschweigen! Informieren Sie unbedingt Ihre Mitarbeiter, nachdem die Kündigung ausgesprochen wurde. Sie stärken damit die Vertrauensbasis und beugen Gerüchten vor. Ein zu kündigender Mitarbeiter muss zugleich immer der erste sein, der von der Entscheidung erfährt. Keinesfalls darf er schon zuvor und um einige Ecken etwas läuten hören.

Notwendige Kündigungen sind unvermeidlich, die Sache selbst lässt sich nicht verhindern - eine solche Entscheidung wurde gründlich überlegt. Der Sachverhalt ist also unwiderruflich. Was jetzt zählt, ist, wie Sie mit der Situation umgehen, wie Sie die Kündigung aussprechen. Dies ist der Zeitpunkt, mit dem Sie dem Betroffenen wie auch den anderen Mitarbeitern zeigen können, dass Sie es mit der Unternehmenskultur und einer stilvollen Kommunikation Ernst meinen. So können Sie sogar mit dieser überaus unerfreulichen Situation noch Positives bewirken: Ihren Mitarbeitern authentische Wertschätzung demonstrieren und Vertrauen hinzugewinnen.